Auf einen Blick · LUMA KEY
LUMA KEY ist eine Lösung für Anwesenheit und Mitgliedschaftsverwaltung, bestehend aus einem Anwesenheitsterminal am Filialeingang und der LUMA Konsole. Mitglieder halten den QR-Code auf ihrem Smartphone an das Terminal, Mitarbeitende erfassen Arbeitsbeginn, Pause und Feierabend per PIN. An unterstützten Terminals mit Gesichtskamera können Mitglieder und Mitarbeitende, die eingewilligt haben, auch per Gesicht eintreten; Gesichtsdaten bleiben verschlüsselt im Terminal und werden nicht auf dem Server gespeichert. Das Terminal prüft sofort, ob noch eine Zeitmitgliedschaft oder ein Besuchspaket gültig ist, und alle Einträge sind in Echtzeit in der Konsole und der mobilen Verwaltungs-App einsehbar.
Für wen es passt
Echter Produktbildschirm · Beispielmitglied (fiktiver Name)
Kennen Sie diese Herausforderungen?
Kernfunktionen
Mitglieder halten den QR-Code auf dem Smartphone-Display an den Scanner des Terminals – die Anwesenheit ist damit erfasst. Der QR-Code ändert sich in kurzen Abständen, sodass ein Screenshot nicht an andere weitergegeben werden kann.
Das Terminal prüft sofort Zeitmitgliedschaft, Besuchspaket oder Dauerzugang und bucht bei jedem Eintritt einen Besuch vom Besuchspaket ab. Fehlt eine gültige Mitgliedschaft, zeigt das Display den Grund an, z. B. „Besuchspaket aufgebraucht“.
Zutritt, Ablehnung oder erneuter Versuch werden sofort per Bildschirmfarbe und Sprachausgabe angezeigt. Bei Zutritt wird auch die verbleibende Mitgliedschaft angesagt, z. B. „Noch 2 Besuche übrig“, damit der Verlängerungszeitpunkt nicht verpasst wird.
Unterstützt werden Koreanisch, Englisch, Spanisch, Japanisch, Chinesisch und Deutsch. Wählt der Gast am Terminal eine Sprache, wechseln Bildschirm und Sprachausgabe gemeinsam in diese Sprache.
Die Anwesenheit der Mitglieder wird zunächst lokal am Terminal gespeichert und bei wiederhergestellter Verbindung automatisch übertragen. Erst nach bestätigter Speicherung auf dem Server wird der lokale Eintrag gelöscht – so geht kein Datensatz verloren.
Hat ein Mitglied sein Smartphone vergessen, kann das Personal am Empfang die Anwesenheit direkt in der Konsole erfassen.
Hat ein Mitglied der Anzeige seines Namens zugestimmt, zeigt der Durchgangsbildschirm „Hallo, [Name]“ — so sieht es sofort, dass das Terminal es erkannt hat. Die Sprachansage nennt den Namen nie.
Die Mitglieder-App wird ohne App-Store-Installation direkt zum Startbildschirm des Smartphones hinzugefügt. Anwesenheits-QR, eigener Anwesenheitsverlauf und verbleibende Mitgliedschaft sind an einem Ort einsehbar.
Die Registrierung erfolgt nur über einen einmaligen Aktivierungscode der Filiale und ist an dieses eine Smartphone gebunden. Bei mehrfach falscher PIN-Eingabe wird gesperrt, und da die App keinen Anwesenheits-Button besitzt, erfolgt die Anwesenheitserfassung ausschließlich am Terminal.
Teilnehmende von Seminaren oder Veranstaltungen können ohne Login den per Link oder Ausdruck erhaltenen Anwesenheits-QR-Code am Terminal vorzeigen.
Bei der Registrierung wird die Einwilligung eingeholt, und Zeitmitgliedschaften oder Besuchspakete können zugewiesen oder angepasst werden. Bei Austritt werden die personenbezogenen Daten sofort gelöscht.
Legen Sie pro Mitglied fest, ob es nur die Stammfiliale oder alle Filialen der Organisation nutzen darf — eine Mitgliedschaft für alle Standorte.
Mit LUMA Meeting Room buchen Mitarbeitende Räume und checken im Raum-Tab derselben Mitglieder-App ein.
Mitarbeitende geben am Terminal ihre PIN ein und wählen „Kommen“, „Pausenbeginn“, „Pausenende“ oder „Gehen“. Es wird dasselbe Terminal wie für die Anwesenheit der Mitglieder verwendet, die Aufzeichnungen werden jedoch getrennt geführt.
Die Arbeitszeit wird automatisch berechnet. Bei Korrekturen wird der ursprüngliche Eintrag nicht gelöscht, sondern eine Korrekturzeile hinzugefügt, die festhält, wer wann und warum geändert hat.
Nach dem Monatsabschluss können die Einträge dieses Monats nicht mehr geändert werden. Zum erneuten Öffnen muss ein Grund angegeben werden.
Wo der Gesichtszutritt aktiv ist, erkennt das Terminal Mitarbeitende, sobald sie davorstehen, und ein Tipp auf „Bestätigen“ genügt. Es schlägt je nach Situation Kommen, Gehen oder Pausenende vor — weniger Auswahl, weniger Aufwand.
Zeigt die Anzahl der aktuell arbeitenden Mitarbeitenden, der heute eingetretenen Mitglieder und der Ablehnungen und ermöglicht die direkte Suche nach Mitgliedern und Mitarbeitenden.
Anwesenheiten erscheinen sofort in der Liste und können nach Filiale, Zeitraum und Anwesenheitsmethode gefiltert werden. Dieselbe Ansicht ist auch in der mobilen Verwaltungs-App verfügbar.
Zeigt den Anwesenheitsverlauf nach Datum, Stoßzeiten und Mitglieder, die zuletzt regelmäßig kamen, aber heute gefehlt haben, um sie für eine erneute Kontaktaufnahme zu nutzen.
Lädt alle gefilterten Einträge als CSV oder PDF herunter. Der Export ist nur für berechtigte Personen möglich, und jeder Export wird protokolliert.
Zeigt nur die Zahl „Heute anwesend: N“ auf dem Signage der Filiale an. Namen oder Uhrzeiten werden nicht angezeigt.
Legt fest, ob nur einmal pro Tag gezählt wird und ob eine sofortige erneute Anmeldung derselben Person ignoriert wird, und wählt die Aufbewahrungsfrist der Anwesenheitsdaten der Mitglieder zwischen 3 und 36 Monaten.
Der Gesichtszutritt ist eine optionale Funktion, die die Filiale einschaltet. Registriert werden nur Mitglieder und Mitarbeitende, die eingewilligt haben; alle anderen nutzen am selben Terminal weiterhin QR oder PIN.
Die zur Gesichtserkennung genutzten Daten werden verschlüsselt im Terminal gespeichert. Weder Gesichtsfotos noch Gesichtsmerkmale werden auf LUMA Servern oder in der Cloud gespeichert.
Registrierungsfotos werden aus einem Ordner auf dem Filial-PC ausgewählt und so verschlüsselt gesendet, dass nur dieses Terminal sie öffnen kann. Der Server leitet sie nur weiter, ohne den Inhalt sehen zu können, und löscht sie nach der Zustellung.
Mit demselben Gesichtszutritt melden sich Mitglieder an und Mitarbeitende erfassen Kommen und Gehen mit einer Bestätigung. Mitgliedschaftsprüfung und Aufzeichnung laufen genau wie beim QR-Code.
Wir bereiten eine Funktion vor, die Zutrittsversuche mit einem Foto oder Smartphone-Bildschirm erkennt.
Mit nur einem Smartphone eintreten, die Aufzeichnung erfolgt automatisch
Von der Mitgliedschaftsprüfung bis zur Zeiterfassung der Mitarbeitenden – alles auf einem Gerät · KI-produziertes VideoErforderliche Hardware
Die Haupteinheit des Anwesenheitsterminals — empfängt den Scan, prüft die Mitgliedschaft und gibt das Ergebnis über Bildschirm und Sprachausgabe aus. Wird in der Konsole die Gerätrolle auf „LUMA KEY“ gesetzt, wird es zum Terminal
ErforderlichBildschirm und PIN-Eingabe für Mitglieder und Mitarbeitende — unterstützt sowohl Quer- als auch Hochformat
ErforderlichLiest den Anwesenheits-QR-Code vom Smartphone des Mitglieds — findet den Anschlussport automatisch, wenn er an die Box angeschlossen wird
ErforderlichSprachausgabe für Anwesenheitsergebnis und Begrüßung — funktioniert auch nur mit Bildschirm bei ausgeschalteter Sprachausgabe
OptionalAnwesenheits-QR-Code und Mitglieder-App (Verlauf, Mitgliedschaft) — zum Startbildschirm im Browser hinzufügen, ohne Installation über den App Store
ErforderlichVerwaltung von Mitgliedern, Mitarbeitenden und Aufzeichnungen über die LUMA Konsole (Web) und die Verwaltungs-App — ein Webbrowser genügt
ErforderlichFür den Gesichtszutritt nötig — funktioniert an LUMA Terminals mit Kamera, Gesichtsdaten bleiben im Terminal
OptionalSo funktioniert es
Einsatz nach Branche
Pilates- und Yoga-Studio
wird LUMA KEY am Eingang platziert, sodass Mitglieder per Handy-QR-Code eintreten können;
das Terminal prüft und zieht die verbleibende Anzahl ab und meldet dies per Sprachausgabe, sodass handschriftliche Anwesenheitslisten und manuelle Zählungen entfallen
Lerncafé und Coworking-Space
werden nur Personen mit gültiger Mitgliedschaft als durchgelassen markiert, wiederkehrende Personen werden als „Willkommen zurück“ erkannt;
so wird der Eintritt mit abgelaufener Mitgliedschaft reduziert und Verlängerungshinweise können auf natürliche Weise erfolgen
Sprachschule und Bildungseinrichtung für Erwachsene
melden sich Teilnehmende per QR-Code in der Mitglieder-App an, Administratoren sehen im Bericht Zeiträume und Abwesenheiten;
so wird die Zeit für die Anwesenheitsprüfung verkürzt und Teilnehmende, die kürzlich gefehlt haben, können zuerst kontaktiert werden
Seminare und interne Schulungen
werden ohne Mitgliedsregistrierung Anwesenheitslinks oder gedruckte QR-Codes verteilt und am Eingang gescannt;
so wird die Wartezeit zum Unterschreiben von Listen verkürzt und die Anwesenheitsliste steht sofort zum Download bereit
Zeiterfassung für Café- und Restaurantmitarbeitende
geben Mitarbeitende ihre PIN am Terminal ein und erfassen Kommen, Pause und Gehen per Tastendruck;
so wird der Arbeitszeitnachweis automatisch erstellt, Korrekturhistorie und Monatsabschluss liegen vor und die Abrechnungsgrundlage ist klar
Einführungsberatung
Teilen Sie uns die Größe Ihrer Filiale und die verwendeten Geräte mit, und wir empfehlen die passende Konfiguration und ein Angebot. Auch bereits vorhandene Bildschirme und Drucker werden dabei berücksichtigt.
Spezifikationen
Gut kombinierbare Lösungen
Häufig gestellte Fragen
Ja. An unterstützten Terminals mit Gesichtskamera können Mitglieder und Mitarbeitende, die eingewilligt haben, sich per Gesicht anmelden und Kommen und Gehen erfassen. Gesichtsdaten bleiben verschlüsselt im Terminal und werden nicht auf LUMA Servern gespeichert. Wer nicht registriert ist, nutzt weiterhin Smartphone-QR, manuelle Erfassung am Empfang oder die Mitarbeiter-PIN.
Nein. Die Mitglieder-App wird ohne Installation aus dem App Store im Browser des Smartphones geöffnet und zum Startbildschirm hinzugefügt. Der QR-Code für die Anwesenheit wechselt in kurzen Abständen, sodass er auch nach einem Screenshot und der Weitergabe an andere nicht nutzbar ist. Teilnehmende, die nur einmal kommen, brauchen lediglich einen Link oder einen ausgedruckten QR-Code.
Ja. Das Terminal prüft Zeitmitgliedschaft und Besuchspaket sofort, und bei einem Besuchspaket wird bei jedem Eintritt einmal abgezogen. Ist eine Mitgliedschaft abgelaufen, wird der Grund angezeigt, etwa „Der Zeitraum ist abgelaufen“, und beim Durchgang wird die Restzahl der Besuche angezeigt. Für Orte, an denen nur die Anwesenheit erfasst wird, lässt sich „Nur Anwesenheit“ einstellen.
Ja. Mitarbeitende geben am selben Terminal ihre PIN ein und tippen auf Arbeitsbeginn, Pausenbeginn, Pausenende oder Arbeitsende. Die Erfassung ist von der Anwesenheit der Mitglieder getrennt. Bei Korrekturen wird der ursprüngliche Eintrag nicht gelöscht, sondern ein Korrekturverlauf angelegt, und nach dem Monatsabschluss lassen sich die Einträge dieses Monats nicht mehr ändern.
Die Anwesenheit von Mitgliedern wird zunächst auf dem Terminal gespeichert und automatisch hochgeladen, sobald die Verbindung wieder da ist. Erst nach der Bestätigung der Speicherung auf dem Server wird sie vom Terminal gelöscht. Das Ein- und Ausstempeln der Mitarbeitenden per PIN wird derzeit nur bei bestehender Verbindung erfasst. Bei einer Unterbrechung erscheint der Hinweis, den Vorgang erneut auszuführen.
Bei der Registrierung eines Mitglieds wird die Einwilligung mit dem von der Filiale festgelegten Wortlaut eingeholt. Bei einer Kündigung der Mitgliedschaft werden die personenbezogenen Daten sofort gelöscht. Die Aufbewahrungsdauer der Anwesenheitsaufzeichnungen können Sie zwischen 3 und 36 Monaten wählen (Standard: 12 Monate). Der Export der Anwesenheitsliste ist nur berechtigten Personen möglich und wird jedes Mal protokolliert.
Unser Team hilft Ihnen gerne bei Konfiguration und Angebot.
